Deze site is in het leven geroepen om het debiteurenbeheer makkelijker, efficiënter én leuker te maken voor iedereen die ermee te maken heeft. Dat zijn ondernemers, debiteurenbewakers & creditmanagers, boekhouders en office managers met een taak erbij. De site kan ook gebruikt worden om je te oriënteren op het vakgebied.
Er komt dagelijks nieuwe content bij. Stel je vraag en doe suggesties.
Het team van debiteurenbeheer.blog
Een aantal producenten van debiteurenbeheersoftware laten het graag lijken alsof het debiteurenbeheer volledig kan worden overgenomen door software. Een e-mail kanon en een belcomputer die eindeloos voicemails inspreekt met ‘er.staat.nog.een.factuur.open’. De eerste mens die je als debiteur te woord staat is dan het incassobureau.
Artificial intelligence staat nog in de kinderschoenen. De huidige toepassingen zijn net genoeg om een kopie factuur op te vragen. De geboorte van een robot die kan omgaan met tegenwerpingen, oprecht meedeleven kan faken en het waarheidsgehalte van gebruikte argumenten correct in kan schatten, die kan nog heel wat decennia op zich laten wachten. Zou jij je klanten daarmee willen irriteren? Het is daarbij ook een kwestie van schaal. De investeringen in robotica en software zijn bovendien alleen interessant als de schaal groot genoeg is.
Wat ons betreft blijven we voorlopig onze debiteurenbewakers en controllers van vlees en bloed koesteren. Van die mensen die met een lach de juiste snaar raken bij klanten en sales/service afdelingen. Die zowel kennis hebben van financiën als van het recht. Maar die vooral mensenkennis en communicatieve vaardigheden hebben. En zo zorgen voor een soepel lopend order to cash traject.
Debiteurenbewakers, wij zijn trots op jullie!
Een reuze handig hulpmiddel voor het internationale betalingsverkeer / 95 landen.
Klopt de bankrekening wel? Vraagt het financiële systeem om een BIC code?
IBAN geeft land, banknaam, locatie en BIC code van de bank.
Je kunt ook de BIC code van een bank opzoeken obv land en naam van de bank.
Dat is balen: staat er een hoop geld open bij een klant, gaat ie failliet. Als je een concurrente schuldeiser bent (je bent geen Belastingdienst, andere overheidsinstantie of bank), dan heb je 6% kans dat er nog iets van een uitkering volgt. Soms heb je geluk, bijvoorbeeld als je schuldeiser was van de DSB Bank. Al die arme klanten hebben hun leningen met woekerrentes keurig doorbetaald, zodat alle schuldeisers alsnog hun centen hebben gekregen. Maar vaak ik is het kommer en kwel. De boedel is vaak leeg en in een enkel geval kan een curator met succes bestuurders persoonlijk aansprakelijk stellen.
Wat je in ieder geval moet doen is de vordering indienen bij de curator. Kijk op een website als faillissementenregister.com wie de curator is. Je kunt tegenwoordig meestal online je vordering indienen via die website. Je kunt ook het kantoor van de curator mailen. Klik hier voor een voorbeeld van zo’n brief. Je voegt daar kopie facturen, aanmaningen en correspondentie aan toe. De curator bevestigd vervolgens aan jou dat hij de vordering heeft geplaatst op de lijst van voorlopig erkende concurrente crediteuren. Op websites als faillissementenregister.com plaatsen curatoren hun verslagen. Daarin kan je zien wat er gebeurd en inschatten of je nog een uitkering kan verwachten. Een faillissement kan tussen de 1 en 5 jaar in beslag nemen. Als er geen cent in de boedel zit en er geen tijdrovende zaken zijn te doen, dan is de curator vaak snel klaar. Kan er nog wel geld worden opgehaald of lijken er zich zaken te hebben afgespeeld die niet door de beugel kunnen, dan kan het een verhaal van jaren worden.
Waar je ook aan moet denken is of je nog rechten kunt uitoefenen. Bijvoorbeeld eigendomsvoorbehoud. Voorraden die nog in het magazijn van de klant staan mag je opeisen. Dat geldt ook voor nog niet volledig betaalde auto’s, machines en dergelijke. Kijk goed in de overeenkomst en algemene voorwaarden welke rechten worden voorbehouden. Bedenk dan of het economisch zinvol is om goederen terug te halen. Als het meer kost dan het oplevert kan je je die moeite besparen. Kan het wel serieus geld opleveren, meldt je dan tijdig bij de curator. Het spreekt voor zich dat je de waarde van teruggehaalde goederen in mindering brengt op de vordering middels een creditnota.
Waar je ook rekening mee moet houden zijn abonnementen. Een curator kan er belang bij hebben dat abonnementen door blijven lopen, omdat de failliet activiteiten mag doorzetten of afronden. Ook in zo’n geval meldt je je bij de curator en kunnen de activiteiten van na de datum van het faillissement als boedelschuld worden aangemerkt. De curator betaald die kosten dan uit de boedel. Er kunnen ook twijfelgevallen zijn. Je hebt bijvoorbeeld 200 raamkozijnen geleverd aan een aannemer die een week later failliet gaat. Staan die nog op zijn terrein, dan mag je ze ophalen. Zijn ze al geplaatst in het in aanbouw zijnde pand, dan niet meer. Raadpleeg bij twijfel iemand die daar verstand van heeft. Een advocaat/jurist of incassobureau.
Verkopen op krediet is de smeerolie van de economie. Als iedereen op de wereld altijd vooruit betaald zou willen worden door zijn klant, dan moet iedere producent zijn productieproces volledig voorfinancieren. Als klanten dan ook nog eens laat betalen, dan duurt het maanden voordat de producent geld ontvangt om weer nieuwe goederen of diensten te kunnen produceren. Naast financiering door geldverschaffers als banken en investeerders is er nog een financieringsvorm van levensbelang voor het bedrijfsleven: leveranciers- en afnemerskrediet. Als een onderneming zich niet 100% vooruit laat betalen of niet alle klanten laat betalen bij aflevering, dan kan je er vanuit gaan dat er leverancierskrediet wordt verstrekt. In deze post pakken zetten we de belangrijkste zaken over verkopen op krediet op een rij.
Leverancierskrediet ontvangt een afnemer van goederen en diensten doordat deze geheel of gedeeltelijk achteraf -na levering- mag betalen. De leverancier verstrekt dus leverancierskrediet aan zijn klant, de debiteur. Zou de klant vooruit betalen, dan spreek je van verstrekt afnemerskrediet.
Als je krediet verstrekt wil je er wel op kunnen vertrouwen dat je je geld ontvangt. Banken vertrouwen in die zin eigenlijk niemand. Ze verstrekken geen leningen zonder onderpand. Als je als ondernemer een financiering wilt hebben, dan moet je vaak je debiteuren (vorderingen), bedrijfsmiddelen of onroerend goed als onderpand geven. Komt de ondernemer zijn betalingsverplichting niet na, dan heeft de financier het recht om deze activa te verkopen. Ook staat een ondernemer vaak met zijn privé vermogen garant. Betaald zijn B.V. niet of gaat die failiet, dan kan de financier het geld bij de ondernemer persoonlijk incasseren. Is het risico van een lening hoger dan normaal, dan vraagt de financier ook een hogere rente. Multinationals lenen bijvoorbeeld voor 2% en een kleine ondernemer betaald minimaal 8%.
Hoe anders is de situatie met betrekking tot leveranciers- en afnemerskrediet. Natuurlijk, het is een krediet met een korte looptijd en meestal geen enorm bedrag. Maar is het verstandig om in blind vertrouwen geld uit te lenen c.q. te verkopen op krediet ? Daarover later meer.
Wat is nu de functie van leverancierskrediet. In de eerste plaats: het geeft de klant, de kredietnemer, meer ruimte om handel te bedrijven. Door het ‘nemen’ van krediet van zijn leveranciers verhoogt hij zijn eigen kapitaal. Met andere woorden: door je leveranciers zo laat mogelijk te betalen heb je die centen zelf zo lang mogelijk tot je beschikking. Het goede nieuws is dat leverancierskrediet ontvangen bijna altijd gratis is. Bijna niemand stuurt zijn debiteuren een rentenota.
In de tweede plaats vergemakkelijkt kredietverlening het handel drijven. Handel zonder krediet is ondenkbaar. Een onderneming maakt gebruik van bank- en handelskredieten in de verwachting daarmee zijn omzet te vergroten en meer winst te maken. Met meer geld op de bankrekening kan je immers nieuwe productiemiddelen aanschaffen en meer personeel inhuren.
Kredietverlening is niet zonder risico’s. Er zijn banken door omgevallen tijdens de crisis van 2008. En er wordt gesteld dat 1 op de 4 faillissementen een rechtstreeks gevolg is van niet betalende debiteuren. Je kunt namelijk nog zoveel omzet en winst maken, als er onvoldoende cash op je bankrekening binnenkomt om je lasten te betalen, dan ben je failliet. Zaak dus om als onderneming verstandig om te gaan met leverancierskrediet en dat zoveel mogelijk te beperken. We noemen dat kredietbewaking.
Leverancierskrediet kan je natuurlijk ook gebruiken als verkoopargument. Koop nu, betaal later. Ook in deze tijden van contant betalen in webshops zijn er juist ook webshops die bewust hun klanten achteraf laten betalen. Klanten die vooruitbetalen eng vinden kiezen dan juist voor hun winkel. Zij willen misschien ook wel wat meer betalen voor deze service. En zeg nou zelf, de postorderbedrijven als Wehkamp en Neckermann zijn groot geworden door verkopen op krediet. Bestelt u nog maar voor 1.500 euro extra mevrouw. Tegen 22% rente stond er dan ergens in de kleine lettertjes.
Je kunt het allemaal zo noemen als je wilt. Hoe je om wilt gaan met leverancierskrediet kan je ‘kredietbeleid’ noemen. Het kan ook onderdeel zijn van het ‘debiteurenbeleid’. In het Engels wordt de term ‘Credit policy’ vaak genoemd. Voor het gemak: schrijf in een credit policy hoe je als bedrijf om wilt gaan met leverancierskrediet (krediet verstrekking en bewaking) en het beheren van de openstaande facturen, debiteurenbeheer. Je wordt dus geacht na te denken over de risico’s die je neemt c.q. kunt dragen en hoe je je beschermt tegen wanbetaling.
De hoofddoelen van kredietbewaking zijn het bewaken van de uitstaande vorderingen om de verliezen wegens oninbaarheid te beperken én het waarborgen van een maximale winst op debiteuren.
Staat het bedrijf er financieel gunstig voor, zijn voorraden en investeringen in de juiste verhouding, is de concurrentiepositie gunstig en is er een redelijke omzetverwachting aanwezig, dan kan krediet aan afnemers worden verstrekt. Dat wil dan ook zeggen dat in het andere geval zo min mogelijk krediet moet worden verstrekt.
Bij het verkopen op krediet moet met de volgende aspecten rekening worden gehouden: in welke branche is de klant werkzaam, wat is zijn afzetgebied. Wordt het slechte betalingsgedrag van zijn klanten veroorzaakt door matige financiële omstandigheden of is het een in zijn branche historisch gegroeide slechte gewoonte om laat te betalen. Als het niet slecht gaan in die branche, heeft uw klant zijn debiteurenbewaking dan wel op orde of laat zijn bedrijfsvoering te wensen over.
Met welke andere omstandigheden kan je nog rekening houden voordat er tot kredietverlening wordt overgegaan. Met andere woorden: wat kan wijzen op dreigende insolventie van de klant:
In de praktijk wordt er heel weinig rekening gehouden met de bovengenoemde factoren. Het enige wat men vaak doet is blind varen op kredietinformatie van derden. Het is altijd aan te raden om informatie van derden te combineren met de andere factoren. Hoe groter jouw bedrijf is, hoe meer versnipperd en verspreid die informatie is. Grote ondernemingen beschikken daarom vaak over een kredietcommissie. In zo’n commissie wordt met diverse disciplines aan tafel een afgewogen besluit genomen over het verlenen van krediet aan een klant. Is jouw bedrijf wat kleiner, dan ben je waarschijnlijk zelf de voorzitter en het enige lid.
Het volgende hoofdstuk gaat over het verzamelen en interpreteren van kredietinformatie. Hoe signaleer je mogelijke slechte betalers en hoe voorkom je financiële rampen.
Een verzekeraar denkt goed na over het maximale risico dat het wil verzekeren. Stel ze willen nooit meer dan hun jaarwinst als risico nemen. 5 Miljoen. Kom je met een risico van 10 miljoen aan, dan zal de verzekeraar de andere 5 miljoen herverzekeren bij een herverzekeraar (als Swissre) of het risico delen met 1 of meer andere verzekeraars (op de assurantiebeurs). Zo kan je dat ook kopiëren naar het bedrijfsleven. Ga geen risico’s aan die je niet kunt overleven of uitleggen. Had Imtech niet te veel geld in riskante projecten gestoken, dan waren ze daar niet aan ten onder gegaan. Te grote risico’s ga je dus niet aan of je verkleint de risico’s door middel van kredietverzekering, factoring of door het stellen van waarborgen en onderpand.
Bij een kredietverzekeraar sluit je een verzekering af tegen wanbetaling. Je betaald een premie (bijvoorbeeld 0,5% van je omzet) en daarvoor ben je verzekerd tegen het risico van wanbetaling / faillissement. Verzekeraars zijn er om geld te verdienen, dus er zijn allerlei administratieve eisen waar de verzekerde aan moet blijven voldoen en beperkingen van de uitkering. Voordat je zaken gaat doen kijk je bij de verzekeraar of je op je klant een kredietlimiet krijgt. Tot dat bedrag ben je dan verzekerd. Betaald je klant niet, dan moet je vaak binnen 60 dagen na de vervaldatum van de factuur de inning overdragen aan de incasso afdeling van de verzekeraar of een ander in de polis bepaald incassobureau. Ben je te laat, dan krijg je geen schade uitgekeerd. Lever je meer dan de limiet, dan is de uitkering nooit meer dan de limiet. Soms eisen aandeelhouders of financiers van een bedrijf dat zij hun debiteurenrisico afdekken middels een kredietverzekering.
De grootste kredietverzekeraars Nederland zijn:
Wil je onderzoeken of een kredietverzekering iets is voor jouw bedrijf, zoek dan een tussenpersoon. Bijvoorbeeld Inputadvies.
De administratie voor alle Bastion Hotels wordt gevoerd op het hoofdkantoor te Utrecht. Met 33 hotels en veel (vaste) gasten heeft Bastion Hotels te maken met diverse debiteuren. Als medewerker Debiteuren administratie ben jij verantwoordelijk voor het debiteurenbeheer.
Voor deze functie zoeken wij een kandidaat die het Praktijk Diploma Boekhouden in zijn/haar bezit heeft en minimaal 3 jaar ervaring heeft met debiteurenbeheer. Daarnaast ben je communicatief vaardig, aangezien je veel contact hebt met de hotels en de debiteuren. Samen met een team van collega’s ben je verantwoordelijk voor de administratie van Bastion Hotels.
Als medewerker Debiteuren administratie krijg jij een functie met veel verantwoordelijk bij één van de snelst groeiende hotelketens van Nederland. Je gaat werken in een gedreven team met korte communicatielijnen en een informele werksfeer. Daarnaast kun je rekenen op goede primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden.
Je toekomstige werkplek is modern en in 2017 compleet verbouwd! Het hoofdkantoor ligt centraal gelegen direct naast Bastion Hotel Utrecht en is goed bereikbaar met het openbaar vervoer. Samen met de manager Financiële Administratie en je collega’s op kantoor ben je verantwoordelijk voor de administratie van de 33 Bastion Hotels. De afdeling administratie bij Bastion Hotels heeft verantwoordelijkheid voor de salarisadministratie, crediteuren- en debiteuren administratie en overige financiële administratie. De afdeling heeft een gemotiveerd en divers team van 8 medewerkers. Het gemotiveerde team en de bedrijfscultuur zorgen voor een fijne werksfeer en teamspirit binnen het team.
De lijntjes met andere afdelingen en de hotels zijn kort. Je loopt even naar binnen bij andere collega’s of belt snel een hotel. Zo kunnen we efficiënt helpen. Er is een fijne werksfeer en aan de grote lunchtafel is er alle tijd om gezellig bij te kletsen met je collega’s van andere afdelingen. In deze functie werk je van maandag t/m vrijdag, de werktijden worden in overleg vastgesteld en kunnen variëren tussen 8 uur en 17.30 uur.
Kan jij goed telefonisch incasseren? Een goed telefoongesprek voeren met een debiteur is een kunst. Zónder de debiteur voor het hoofd te stoten zorg je voor een concrete afspraak over de betaling. Vriendelijk, maak ook assertief. Je wilt niet met een kluitje het riet in worden gestuurd, maar je wilt ook niet als een vreselijke bitch overkomen. Wordt de afspraak niet nagekomen? Dan herinner je de debiteur hieraan en maakt een nieuwe afspraak. Als het moet wijs je op de consequenties. Wij stoppen dan met leveren of dragen de vordering over aan een incassobureau. Sommigen vinden het heerlijk, anderen gruwelen ervan. We hebben de telefoonregels onder elkaar gezet om je de meeste kans te geven of een effectief telefoongesprek.
Er zijn een aantal bedrijven die trainingen organiseren over telefonisch incasseren. Soms met acteurs erbij die een onwelwillende of boze debiteur spelen. Kijk op onze opleidingspagina voor suggesties.
